Privacybeleid

De werkgever verstrekt aan medewerkers een mobiliteitskaart voor zakelijk gebruik via Mobility Mixx. Hiervoor is de werkgever een contract aangegaan met Mobility Mixx. Het is voor werkgever en werknemer (kaarthouder) van belang te weten hoe de verwerking van de aan Mobility Mixx te verstrekken persoonsgegevens van de kaarthouders is geregeld.
Mobility Mixx garandeert dat persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden verwerkt en beveiligd. Voorop staat dat de gegevens worden verwerkt in overeenstemming met wat daarvoor is vastgelegd in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Mobility Mixx heeft de verwerking van persoonsgegevens aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens te Den Haag.

Gegevensvastlegging

Voor de uitvoering van de dienstverlening en daarmee de uitvoering van het contract tussen Mobility Mixx en de werkgever, legt Mobility Mixx de volgende persoonsgegevens van de werknemers vast: naam, geslacht, contactgegevens, Mobility Mixx klantnummer en, als de kaart uitgevoerd is als OV-chipkaart, de OV-chipkaartnummers (het interne nummer van de kaart (chip-id) en het afgedrukte nummer op de kaart (engraved-id)), geboortedatum en eventueel pasfoto. Hiernaast worden de reizen (transacties) die met de Mobility Card worden gemaakt vastgelegd. Deze gegevens ontvangt Mobility Mixx van de dienstverleners waarmee is gereisd en/of van Trans Link Systems (TLS).
De OV-chipkaartnummers worden gebruikt in het openbaar vervoer en als identificatiemiddel voor andere diensten die worden geboden via Mobility Mixx, zoals o.a. het huren van een OV-fiets, een deelauto of P+R parkeren.

Verwerkingsdoelen

Productie en uitgifte van de Mobility Card:
De Mobility Card staat op naam van de medewerker. Het is daarmee een persoonlijke (OV-chip)kaart voor zakelijk gebruik, die alleen door deze medewerker mag worden gebruikt én alleen zolang deze in dienst is van de werkgever.

Verwerking van de reis- en transactiegegevens, facturering en rapportage:
Mobility Mixx koppelt de reis- en transactiegegevens en bijbehorende kosten aan de kaarthoudergegevens (op kaartnummerniveau). Dit is nodig om de kosten aan de juiste medewerker te kunnen alloceren. Deze gegevens worden gebruikt voor de factuur, factuurspecificaties en rapportage aan de werkgever. Kaarthouders kunnen de reis- en transactiegegevens zelf inzien nadat zij zijn ingelogd op mobilitymixx.nl.

Serviceverlening:
Door de vastlegging van de contact-, transactie-, en reisgegevens in het Mobility Mixx systeem is het mogelijk te allen tijde service te kunnen verlenen aan de kaarthouders, zoals het beantwoorden van vragen over de reizen en kosten, het boeken en faciliteren van vervoersmogelijkheden, het verwerken van verlies- en diefstalmeldingen en als gevolg daarvan het eventueel aanvragen van een vervangende kaart en klachtafhandeling.

Mobility Mixx is Deelnemer in het OV-chipkaart Scheme

Mobility Mixx is, in de rol van Bedrijvenkaartaanbieder, Deelnemer in het OV-chipkaart Scheme. Voor de uitvoering van het contract dat Mobility Mixx voor de rol van Bedrijvenkaartaanbieder met TLS heeft gesloten, vraagt TLS aan Bedrijvenkaartaanbieder te (laten) zorgen voor expliciete toestemming van de kaarthouder ten aanzien van het gebruik, verwerking en inzage in de persoonsgegevens en de reistransacties op de OV-chipkaart. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever de kaarthouders hierover te informeren en de gegeven toestemming vast te leggen/te laten vastleggen middels een met Mobility Mixx afgestemd privacystatement.

Gebruik van de gegevens door derden

Voor de uitvoering van de dienstverlening en de verwerking van persoonsgegevens kan Mobility Mixx gebruik maken van diensten van derden. Deze partijen mogen persoonsgegevens alleen verwerken als zij zich aan de instructies van Mobility Mixx houden zoals zijn vermeld in de overeenkomst. Mobility Mixx controleert of deze derden voldoen aan beveiligingsverplichtingen en aan de eisen vastgelegd in de WBP. Mobility Mixx zal persoonsgegevens van haar kaarthouders nooit voor commerciële doeleinden aan derden verstrekken.

Wat zijn de rechten van de kaarthouders?

Een kaarthouder kan Mobility Mixx vragen welke persoonsgegevens van hem of haar worden verwerkt. De kaarthouder kan hiervoor een schriftelijk verzoek indienen bij Mobility Mixx. Indien de kaarthouder van mening is dat de persoonsgegevens niet door Mobility Mixx mogen worden verwerkt, kan Mobility Mixx schriftelijk worden verzocht om de persoonsgegevens te verwijderen. Mobility Mixx laat binnen vier weken weten of zij aan het verzoek kan voldoen. Zo ja, dan zal de dienstverlening aan de kaarthouder worden beëindigd. Vragen over de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gesteld via een e-mail naar info@mobilitymixx.nl

Beveiliging en bewaartermijnen

Voor de bescherming van de persoonsgegevens heeft Mobility Mixx fysieke, technische en organisatorische maatregelen getroffen, daarbij rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten en de aard van de te beschermen persoonsgegevens. Reisgegevens kunnen door kaarthouders worden ingezien op mobilitymixx.nl nadat men is ingelogd met een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord. In de administratie van Mobility Mixx worden gegevens zolang bewaard als wettelijk verplicht is.

Websites, mobiele applicaties en e-mailberichten

Op de websites van Mobility Mixx wordt algemene informatie over Mobility Mixx getoond. Op deze websites is een apart privacystatement van toepassing (klik hier). Hiernaast kent Mobility Mixx een beveiligd deel voor kaarthouders, die kunnen inloggen met een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord.
Mobility Mixx verstuurt ook e-mailberichten die kaarthouders informeren over relevante ontwikkelingen in de dienstverlening van Mobility Mixx. Kaarthouders kunnen zich te allen tijde afmelden voor het ontvangen van deze e-mailberichten via de afmeldmogelijkheid onderaan elke nieuwsbrief.

Wijzigingen

Deze versie van het privacybeleid is opgesteld in januari 2016. Mobility Mixx behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Dit beleid zal echter nimmer in strijd zijn met de eisen zoals deze zijn gesteld in de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Op mobilitymixx.nl wordt altijd de meest recente versie van het privacybeleid getoond.

Meer informatie?

Wilt u uw optimale mix samen met ons bepalen? Maak dan direct een afspraak met ons.

Afspraak maken